Fondo Fijo

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El Fondo Fijo es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Caja Chica

También se lo conoce como Caja Chica. En algunas oportunidades este monto lo tiene disponible el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado.

De la misma manera, puede estar a cargo de otro empleado de la empresa, para no molestar al cajero con gastos menores.

Esta caja chica, es creada por la administración con antelación al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados, los cuales son restablecidos periódicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central.

Esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, responiendo el monto preestablecido, cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos.

Recomendaciones de Control Interno

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

El Fondo Fijo estará a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilización, debiendo ser gastado en los fines y propósitos de la empresa.

El responsable de la Caja Chica debe ser una unica persona, para facilitar el control. Por buenas practicas adminsitrativas, es preferible que no sea el cajero.

El Importe del Fondo Fijo es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automáticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado.

La reposición del monto del fondo deberá ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como máximo 80% del monto asignado y será equivalente a la rendición sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificación por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal.

Pasos para contabilizar el Fondo Fijo

El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma:

  1. Se constituye una suma de dinero determinada (fija) para realizar pagos de menor cuantía. Para ello se debe establecer cuales son los gastos que se pueden realizar con este dinero:
    • Gastos de fotocopia
    • Taxis
    • Correo
    • Servicio de limpieza
    • Otros gastos menores
  2. Se efectúa el pago de este tipo de gastos menores en efectivo
  3. Periódicamente se reponen los fondos utilizados, para ello es conveniente confeccionar una planilla que se utiliza para solicitar la reposición de los fondos.
Fondo Fijo

La documentación respaldatoria está formada por los comprobantes comerciales que dan origen al egreso, como es el caso de recibos, facturas o tickets, agregando en este caso la planilla resumen a los efectos de que las áreas responsables de la emisión del cheque y de la contabilidad pueda efectuar la imputación contable.

Este detalle se incluye en una MINUTA CONTABLE.

Los pasos de la registración contable serían los siguientes:

CONSTITUCION DEL FONDO FIJO
REPOSICION DEL FONDO FIJO  
RENDICION DE GASTOS

Ejercicio contable

Si queres contabilizar un fondo fijo, te invito a pinchar el siguiente link

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